メール誤送信のお詫び

当会から、「痴漢抑止バッジデザインコンテスト2017」に応募してくださった方に、メール誤送信をしてしまいました。2重送信してしまったケースもあります。
個人情報の取扱いにご不安をお掛けしたことをお詫びいたします。

メールを受信された方が、届け先名が違っていることに気づかれ、当会に誤送信をご報告くださいました。
ご指摘いただくまで、ミスに気付くことができませんでした。
申し訳ありませんでした。

状況

送信時間
2018年3月15日 23:49-23:51
2018年3月16日 7:24-7:25

サーバーの制限があり各100通のメール送信
一部、送信先が重なってしまい2通届いたケースがあります。

誤送信の原因

コンテスト参加者情報(CSV形式)から、
メールとお名前を抽出しメールソフトに取り込む際に、
メールとお名前が入れ子になる手違いがおきました。

・おひとりで複数応募された方
・学校の先生が、代理で複数人分を応募

のケースが多数ありましたので、
おひとりに同内容のメールが届くのを防ぐため、
重複アドレスのチェックをしている中で、
前述のエラーが発生してしまいました。

エラーに気づかぬまま、メールの一斉送信をいたしました。

これまでの参加者情報の取扱い

1)
コンテスト参加者の皆様に、
痴漢抑止活動センターから一斉メールをお送りしたのは、
今回が初めてです。

2)
入賞者の方々には、個別に連絡を差し上げていたため
誤送信はありませんでした。

3)
入賞者以外の方にメールを差し上げたのは、
今回が初めてです。
データを他に流用もしていません。

4)
今回、一斉メールで配信いたしました。
お名前を変数名で自動差し込みしています。
皆さまに同一本文をお送りしています。

誤送信のメール数(2018.3.18 追記)

その後の精査で、誤送信が15通あったことを確認いたしました。
申し訳ありませんでした。

今後の対応について

1)
2017年のコンテスト事務局を担当していただいた登竜門にも報告いたしました。

2)
複雑な名寄せ処理を避けるため、次回以降、コンテストの応募フォームに
□担当教員 代理送信
□複数応募
の項目を追加します。

上記項目を確認するだけで、複数作品を応募された方、学校単位での参加を確実にチェックできるようにいたします。

最後に

痴漢抑止バッジ2017の受賞作品が商品化されたことをお伝えしたく、参加者の方々に初めて一斉メールをお送りしようとしたところ、ミスをしてしまいました。
今後、個人情報の取扱いには、一層の注意を払ってまいります。

今回は、誠に申し訳ございませんでした。

2018.3.16
              一般社団法人 痴漢抑止活動センター
                  代表理事 松永弥生

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